Alsace
Des échanges facilités avec les outils collaboratifs
Pendant la crise sanitaire, une plateforme informatique est devenue une alliée de choix et s’est immiscée dans le quotidien de nombreux télétravailleurs. Plus qu’un outil, cette crise a fait émerger une vraie réflexion et de nouvelles habitudes dans les méthodes de communication au sein de la MSA, et notamment en Alsace. Retour d’expérience.
À la MSA d’Alsace, comme partout, si le confinement a dans un premier temps été subi en termes d’organisation professionnelle, il a également mis en lumière la capacité d’adaptation de ses équipes. Rapidement mise à la disposition des télétravailleurs par les services informatiques, la plateforme collaborative Teams a facilité leurs échanges et permis l’organisation de visioconférences en lieu et place des réunions physiques. Heureusement pour le service chargé des cotisations qui, en plus de la crise, fait face depuis mars à une évolution quotidienne des demandes des pouvoirs publics sur leurs modalités de paiement. Compte tenu de la complexité et de la diversité des modalités de gestion pour chaque type de cotisations (TESA, DSN, cotisations personnelles des exploitants…), il est essentiel pour les interlocuteurs de communiquer verbalement.
De plus, durant la crise, les différents réseaux employés habituellement pour transmettre l’information ne se sont pas toujours montrés efficaces. C’est en tout cas le constat fait par le service cotisations : « Les gens ne sont pas au courant. Ils entendent parler de la loi de finances rectificative sur l’exonération de charges aux infos, mais ils se sentent perdus », précise Sylviane Fargeon, directrice adjointe de la MSA d’Alsace. Bien que présente, l’information distillée par mails, sur Facebook ou sur le site de la caisse n’atteint pas sa cible, notamment les comptables qui sont pourtant les premiers concernés, mais aussi les employeurs qui souhaitent comprendre ce qui se passe.
De l’interne vers l’externe
Si Teams a permis de faciliter les échanges au sein des services de la MSA, pourquoi ne pas l’utiliser pour mieux communiquer avec les quatre centres de gestion agricole d’Alsace ? Le service a répondu à cette question dès le mois de juin en organisant des réunions avec les centres via la plateforme.
À partir du 19 juin, deux sessions ont ainsi été programmées avec dix comptables des centres afin de présenter les mesures prises pour les entreprises durant la crise, expliquer le contexte avec les incertitudes actuelles (modalités de récupération des cotisations non payées pendant les quatre mois de crise, visibilité sur les modalités d’exonération de charges…) et donner des informations annexes. Résultat des courses : un échange plus simple et une information qui passe mieux. « Cette démarche a été appréciée par les comptables en télétravail grâce notamment à l’interactivité. Cet échange a été plus complet que des mails ou notre site internet compte tenu de la complexité du sujet et des changements permanents des informations », explique Sylviane Fargeon.
La réussite repose essentiellement sur le fait que les personnes directement concernées par le sujet (les comptables) y ont assisté, ont pu interagir et poser leurs questions à Marie Eve Schnoebelen, référente services en ligne, qui animait les réunions, et à l’équipe en charge des cotisations salariales et non salariales. Les réunions de ce type semblent moins chronophages et les responsables plus enclins à laisser leurs collaborateurs y participer (ce qui n’est pas toujours le cas lors de réunions physiques).
Et au-delà de l’infini ?
Et pourquoi s’arrêter là ? L’expérience, probante avec les centres de gestion, va ainsi être renouvelée. Cette fois-ci, seront ciblés les cotisants concernés par les exonérations de charges sociales. C’est la loi de finances, votée fin juillet 2020, qui va fixer le calendrier des prochaines sessions. Grâce à l’outil informatique utilisé, il sera possible de gérer le nombre et le profil des participants, et d’organiser ces réunions par filière (viticulture, horticulture-pépinière, ferme-auberge) pour informer au mieux les employeurs qui devront faire leurs démarches avant le 31 octobre.
Pas besoin de se déplacer, pas besoin d’installer Teams, il suffit au participant de suivre le lien envoyé par mail pour rejoindre la session. En pleine période de récolte, la plateforme permet également de s’adapter au rythme professionnel des participants en proposant des horaires atypiques (tôt le matin, en début d’après-midi quand la chaleur ne permet pas de travailler). Ne reste plus qu’à savoir si ce mode de communication convient aux adhérents et parvient à leur rendre la tâche plus facile.
Contact radio
Grâce à son module Live Events, la plateforme collaborative a également permis de voir émerger une émission de radio interne à la MSA, Le Direct. Fruit du travail de Yannick Puget, chargé de mission innovation, et Stéphanie Groc, responsable de communication, au sein d’iMSA, cette émission a été lancée le 24 mars et diffusée deux fois par semaine (le mardi et le jeudi à 11h30).
D’une durée maximum de 30 minutes, ce programme “a créé un lien entre nos collaborateurs, ainsi qu’un lien direct entre notre comité de direction et les salariés”, précise Yannick Puget. Suivie par 540 auditeurs dès sa première diffusion, ils ont été ensuite entre 150 et 350 à l’écouter simultanément et environ 600 cumulés.
“Dès la première émission, nous avons reçu énormément de messages pour nous dire que c’était génial ou nous demander quand nous programmions la suivante”, ajoute Yannick Puget. Le succès se confirmant, l’émission va perdurer “et plusieurs caisses en France ont déjà dupliqué notre modèle notamment à la MSA Alpes du Nord”.
